Muitos papéis na gaveta? Saiba quanto tempo devemos armazenar recibos, contratos e outros documentos.

Entre os itens que mais acumulamos estão os papéis. Em plena era digital, a burocracia e a falta de leis específicas, acabam nos obrigando a armazenar pilhas de documentos. O Brasil é um dos países onde o papel permanece muito tempo “parado” antes de chegar ao seu fim, chegando a 10, 15 e até 30 anos guardado.

Por isso é importante verificar o que realmente precisamos guardar e por quanto tempo. O primeiro passo é categorizar de forma simples:

  1. Documentos “permanentes”: Certidões, certificados, escrituras e demais documentos desta categoria devem ser muito bem armazenados. Minha sugestão é utilizar uma pasta catálogo de capa dura colocando cada documento em um dos plásticos. Esta pasta deve permanecer em local seguro que seja de conhecimento de todas as pessoas necessárias.
  2. Documentos “atuais”: Contas a pagar, exames a serem entregues, formulários para devolução, enfim, documentos que exijam uma ação imediata. Estes papéis devem ficar em local de fácil acesso e visualizaçãoUma pasta L transparente é útil e fácil de visualizar. Coloque uma etiqueta ou imprima uma folha com o status: URGENTE ou IMPORTANTE.
  3. Documentos “necessários”: Comprovantes de pagamento, recibos, notas fiscais. Deixe uma pasta acessível, pode ser uma pasta arquivo sanfonada com divisórias. Estes papeis geralmente são os que mais acabam se espalhando pela casa. Sempre que possível guarde-o imediatamente, de forma que não vire uma montanha que você dificilmente terá vontade de organizar. 
  4. Demais papéis: Folhetos de pizzaria que você não irá utilizar, propagandas, recibos da padaria, do supermercado (desde que já verificado as condições dos produtos), e coisas que você não precisa guardar, descarte!

A regra que vale para tudo é, se é importante e necessário armazene em local específico, agrupando os documentos semelhantes, se não é importante descarte o mais breve possível. 

E para ajudar a armazenar pelo tempo necessário, consolidamos em uma TABELA os principais prazos considerados adequados para cada documento:

É mais comum do que se pensa ter uma gaveta (ou várias) lotadas de papéis… Nos deparamos com vários escritórios e home offices com pilhas acumuladas.

Não é somente estética… se é importante, armazene adequadamente, se é lixo porque guarda-lo?

E acredite, livrar-se de papéis nem sempre é uma tarefa fácil, mas quando você coloca cada coisa em seu lugar, o espaço fica mais amplo, leve e principalmente mais limpo.

Fontes:

IDEC – https://idec.org.br/consultas/dicas-e-direitos/ate-quando-guardar-o-recibo

PROCON (CÓDIGO DE DEFESA DO CONSUMIDOR) – http://www.procon.pr.gov.br

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